|
Практическая работа по теме: СУБД MICROSOFT ACCESS
Цель: научиться создавать, редактировать, просматривать, сохранять записи в базах данных, получать необходимую информацию по запросу пользователя, выводить отчеты и формы.
Теоретический материал
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ БАЗ ДАННЫХ
База данных — это совокупность специальным образом организованных данных о конкретной предметной области.
Реляционная база данных — база данных, представленная в виде таблиц.
Таблица состоит из озаглавленных столбцов (полей) и строк (записей или кортежей).
Ключ таблицы - минимальное подмножество полей таблицы, значения которых однозначно определяют запись. Один из ключей выбирают в качестве первичного ключа. Связь таблиц в базе данных устанавливается с помощью дублирования ключа одной таблицы в другой. Поле (или совокупность полей), которое в рассматриваемой таблице не является первичным ключом, а в другой - является, называется вторичным ключом. Microsoft Access является программой для разработки структуры базы данных, ввода, редактирования и поиска данных. Microsoft Access также содержит средства для разработки приложений баз данных, автоматизирующих работу с базой данных.
Задание:
Проектирование базы данных Кадры Спроектировать базу данных Кадры. База данных должна содержать анкетные данные работников предприятия: табельный номер, ФИО, дата рождения, пол, адрес, телефон. В базе данных должна хранится информация о назначениях работников: номер приказа, дата приказа, должность, зарплата.
Методика выполнения
СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
1. Создание базы данных Кадры
• Создайте в своей папке вложенную папку Access.
• Запустите программу Microsoft Access (Пуск -Программы -Microsoft Access).
• В окне Microsoft Access выберите кнопку Новая база данных.
• Выберите свою папку, а в ней папку Access.
• Укажите имя базы данных Кадры, Нажмите кнопку Создать.
2. Знакомство с окном База данных
База данных Access работает с семью типами объектов:
— таблицами;
— запросами;
— формами;
— отчетами;
— макросами;
— модулями;
— страницами.
Таблицы используются для хранения данных и структуры базы данных. Запросы служат для извлечения данных из таблиц. Формы используют для удобного ввода, просмотра и изменения данных в таблицах. Отчеты предназначены для вывода данных в форме отчета на экран и принтер. Макросы и модули — объекты, предназначенные для автоматизации выполнения операций с данными. Макросы — последовательность команд на макроязыке. Модули — это программа на языке Visual Basic for Application, Страницы — представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для работы с базой данных через Интернет.
СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ
1. Знакомство с бланком создания структуры таблицы
• Выберите вкладку Таблицы.
• Щелкните на кнопке Создать.
• Выберите в окне Новая таблица режим создания таблицы: Конструктор. Откроется бланк для создания и редактирования структуры таблицы. В первом столбце вводят имена полей, во втором выбирают тип для каждого поля. Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части бланка. Некоторые свойства уже заданы. Свойства можно настраивать.
2. Создание структуры таблицы Анкета
• Введите следующие поля таблицы Табельный номерЧисловой
Фио-Текстовый
Датарождения -Дата/Время
Пол-Текстовый
Адрес-Текстовый
Телефон-Текстовый
• Задайте ключевое поле. Для этого выделите поле Табельный номер, щелкнув на селекторе поля, откройте контекстное меню поля и выберите команду Ключевое поле (или выполните команду Правка -Ключевое поле или нажмите кнопку с ключом на панели инструментов).
• Закройте окно с бланком таблицы. При закрытии сохраните таблицу под именем Анкета.
3. Создание таблицы Назначения
• Создайте таблицу со следующими полями
Табельный номер-Числовой
Номер приказа-Текстовый
Дата приказа-Дата/Время
Должность-Текстовый
Зарплата-Денежный
• Укажите составной ключ. Для этого выделите два первых поля, щелкните по кнопке с ключом.
• Закройте таблицу, сохранив ее под именем Назначения.
СОЗДАНИЕ МЕЖТАБЛИЧНЫХ СВЯЗЕЙ
Создание связи таблиц Анкета и Назначения
• Откройте окно Схема данных. Для этого нажмите кнопку Схема данных или выполните команду меню Сервис.- Схема данных. Откроется окно Схема данных и дополнительное окно Добавление таблицы.
• Выберите таблицы, между которыми надо установить связи. Для этого выделите таблицы и нажмите кнопку Добавить.
• Закройте окно Добавление таблицы.
• Установите связь между таблицами. Для этого выделите в таблице Анкета ключевое поле Табельный номер и перетащите его на поле Табельный номер таблицы "Назначения. При отпускании кнопки откроется окно Изменение связей.
• Укажите флажок Обеспечение целостности данных и флажок Каскадное удаление связанных записей • Нажмите кнопку Создать и закройте окно Связи
• Рассмотрите связь.
• Закройте окно Схема данных, сохранив связь.
ВВОД ДАННЫХ В ТАБЛИЦЫ
1. Ввод данных в таблицу Анкета.
• Выделите таблицу Анкета в окне База данных.
• Нажмите кнопку Открыть.
• Введите данные:
1 Иванова Инна Владимировна 1.3.76 ж 117488, г. Москва, Профсоюзная 33-43,123-45-78;
3 Петров Петр Петрович 5.11.73 м 117488, г. Москва, Профсоюзная 33-42, 123-45-70;
4 Иванов Иван Иванович 13.7.59 м 117488, г. Москва, Профсоюзная 33-43,123-45-78;
5 Соловьева Светлана Федоровна 11.3.80 ж 117463, г. Москва, Голубинская 32-123, 421-45-67.
• Закройте таблицу.
2. Ввод данных в таблицу Назначения
• Введите данные: 1 423 11.01.00 Директор 5000;
3 424 15.02.00 Инженер 2000;
3 425 11.12.00 Старший инженер 2500;
4 426 12.12.00 Слесарь 1500;
5 427 12.1.01 Бухгалтер 2000.
• Закройте таблицу.
РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ
1. Изменение и удаление записей
Откройте таблицу Анкета. Измените фамилию Иванова на Васильеву. Измените адрес Соловьевой. Удалите запись об Иванове. Закройте таблицу Анкета. Откройте таблицу Назначения. Запись об Иванове исчезла.
2. Добавление записей в таблицу
Откройте таблицу Назначения. Установите курсор в первое поле первой пустой строки и введите запись о назначении работника с номером 5 на должность Главный бухгалтер. Закройте таблицу. Закройте базу данных.
СОЗДАНИЕ И ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ВЫБОРКИ ОДНОТАБЛИЧНЫЕ ЗАПРОСЫ
1. Открытие базы данных.
• Выполните команду меню Файл - Открыть.
Выберите свою папку, а в папке — свой файл Кадры, mdb.
2. Создание однотабличного запроса: вывести список работников, указав в нем ФИО, дату рождения, адрес, телефон. ФИО упорядочить по алфавиту.
• Выберите вкладку Запросы.
• Нажмите кнопку Создать.
• Выберите способ создания нового запроса — Конструктор.
• Откроется бланк запроса и дополнительное окно Добавление таблицы.
• Добавьте в бланк запроса таблицу Анкета.
• Разместите в строке Поле поля, которые должны участвовать в запросе. Для размещения поля в бланке запроса существует три способа: перетащить поле из таблицы в верхней части бланка в ячейку Поле; два раза щелкнуть на соответствующем поле в таблице; выбрать поле из списка, расположенном в ячейке Поле. • Установите для размещенных полей флажок Вывод на экран.
• Укажите в строке Сортировка для поля ФИО вид сортировки По возрастанию.
• Закройте бланк запроса, указав при сохранении имя запроса Зanpoc l.
• Выполните запрос. Для этого в окне База данных выделите Запрос1 и нажмите кнопку Открыть. Увидите результирующую таблицу с ответом.
• Закройте результирующую таблицу.
3. Использование условия отбора записей.
Создание запроса выборки: найти информацию о всех работниках- женщинах.
• Откройте бланк запроса.
• Добавьте таблицу Анкета.
• Разместите в бланке запроса поля: ФИО, адрес, телефон, пол.
• В поле Пол в строке Условие отбора укажите ж. В строке Вывод на экран для этого поля снимите флажок.
• Сохраните запрос.
• Выполните запрос.
4. Использование в запросе сложного условия отбора:
найти всех работников-мужчин, родившихся до 1975 года.
• Создайте новый запрос.
• В строке Условие отбора поля Дата рождения укажите < 01/01/75, а в поле Пол этой строки укажите м. Так задается логическое условие И.
• Сохраните запрос.
• Выполните запрос.
5. Использование в запросе сложного условия отбора: вывести список работников, включив в него мужчин, родившихся после 1969 года, и женщин, родившихся после 1979 года.
• Создайте новый запрос.
• Укажите условия отбора для мужчин в одной строке, а условие для отбора женщин в другой строке. Так задается логическое условие ИЛИ.
• Сохраните запрос.
• Выполните запрос.
6. Использование в запросе неточных критериев отбора: найти всех работников, проживающих на улице Профсоюзная.
• Создайте новый запрос.
• В поле Адрес укажите шаблон для отбора записей: *Профсоюзная*. Символ * означает, что в этом месте может находиться любая последовательность символов.
• Сохраните запрос.
• Выполните запрос.
Многотабличные запросы
Задание: Создание многотабличного запроса: найти список должностей Петрова Петра Петровича, указав в результирующей таблице должность, зарплату, дату приказа.
• Создайте новый запрос.
• Разместите в бланке две таблицы.
• Разместите в бланке поля, участвующие в запросе
• Для поля ФИО укажите условие отбора и снимите флажок Вывод на экран.
• Сохраните запрос.
• Выполните запрос.
Запросы с параметрами
• Создайте новый запрос.
• Разместите в бланке две таблицы.
• Разместите в бланке поля, участвующие в запросе
• Для поля ФИО укажите условие отбора в виде [Укажите ФИО] и снимите флажок Вывод на экран.
• Сохраните запрос.
• Выполните запрос.
Итоговые запросы
Для вычисления итоговых значений используются итоговые функции, например, Sum, Max, Min. Для создания итогового запроса необходимо указать групповую операцию, выполнив команду меню Вид - Групповые операции или щелкнув по кнопке ∑.
Задание: Создание итогового запроса: найти общее количество работников на предприятии.
• Создайте новый запрос.
• Разместите в, бланке таблицу Анкета.
• Разместите в бланке поле, участвующие в запросе (Табельный номер).
• Щелкните на кнопке ∑
• В строке Групповые операции для поля Табельный номер выберите из списка функцию Count.
• Сохраните запрос.
• Выполните запрос.
Итоговые запросы с группировкой
Задание: Создание итогового запроса с группировкой: найти максимальную зарплату для каждого работника. В результирующую таблицу выведите ФИО и максимальную зарплату.
• Создайте новый запрос.
• Разместите в бланке две таблицы.
• Разместите в бланке поля, участвующие в запросе (ФИО и Зарплата).
• Щелкните на кнопке ∑.
• В поле ФИО оставьте значение Группировка, а в поле Зарплата укажите итоговую функцию для вычисления максимального значения (Мах).
• Сохраните запрос.
• Выполните запрос.
СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМ
Формы могут быть созданы на основе таблиц или запросов. Разрабатывать формы можно одним из трех способов: автоматически (Автоформа), с помощью Мастера форм, вручную в режиме Конструктора. Можно комбинировать эти способы.
1. Создание автоформы в столбец для ввода и редактирования анкетных данных работников.
• Выберите вкладку Формы.
• Нажмите кнопку Создать. Укажите способ создания формы: Автоформа в столбец.
• Укажите источник данных для формы: таблица Анкета.
• Нажмите кнопку Создать.
• Испытайте форму.
2. Создание многотабличной формы для просмотра анкетных и служебных данных работников с помощью мастера. Главной формой должна быть форма на основе таблицы Анкета, а подчиненной — форма на основе таблицы Назначения.
• Выберите вкладку Формы.
• Нажмите кнопку Создать.
• Укажите способ создания формы в Мастере форм
• Укажите источник данных для формы: таблица Анкета.
• Нажмите кнопку ОК.
• Следуйте указаниям Мастера форм.
При указании полей для формы укажите все поля таблицы Анкета, а затем выберите из списка Таблицы/Запросы дополнительную таблицу Назначения и укажите все ее поля, кроме поля Табельный номер. Укажите тип представления данных: по Анкета. Включите кнопку Подчиненные формы. Выберите тип подчиненной формы Ленточный. Задайте имена форм: Работник и Назначения.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ
Отчеты можно создавать автоматически (Автоотчеты), вручную в режиме Конструктора и с помощью Мастера отчетов. Источником данных для отчета может быть таблица, запрос, а также несколько таблиц или запросов.
Задание: Создание табличного отчета Список работников с помощью Мастера отчетов.
• Выберите вкладку Отчеты.
• Нажмите кнопку Создать.
• Укажите способ создания отчета Мастер отчетов.
• Укажите источник данных для отчета: Анкета. Нажмите кнопку ОК.
• Следуйте указаниям Мастера отчетов. Укажите для отчета все поля таблицы Анкета. Выберите вид отчета Табличный. Задайте имя отчета: Список работников.
• Сохраните отчет.
СОЗДАНИЕ УПРАВЛЯЮЩЕЙ ФОРМЫ
Задание: Разработка управляющей формы для выполнения операций с базой данных Кадры. Форма должна содержать четыре кнопки: Анкеты, Назначения, Отчет, Выход, Нажатие кнопки Анкеты или Назначения должно открывать одну из разработанных ранее форм. Нажатие кнопки Отчет должно открывать отчет для просмотра. Нажатие кнопки Выход должно закрывать управляющую форму.
• Создайте в режиме конструктора пустую форму.
• Разместите в форме кнопку Анкеты. Для этого выберите в панели элементов командную кнопку и щелкните в том месте формы, где необходимо разместить верхний левый угол командной кнопки. Если на экране нет панели элементов, то отобразите ее на экране, выбрав команду меню Вид - Панель элементов. Следуйте указаниям мастера командной кнопки. Выберите действие, которое будет выполняться при нажатии на кнопку, (Открытие формы), и категорию, к которой относится действие (Работа с формой). Выберите форму, которая будет открыта
• Разместите в форме кнопку Назначения.
• Разместите в форме кнопку Отчет. Укажите мастеру категорию: Работа с отчетом. Укажите мастеру действие: Просмотр отчета.
• Разместите в форме кнопку Выход. Укажите мастеру категорию: Работа с формой. Укажите мастеру действие: Закрытие формы.
• Сохраните разработанную форму.
• Испытайте форму.
Самостоятельное задание
1. Включите в базу данных Кадры информацию о ближайших родственниках работников.
• Создайте новую таблицу Родственники с полями: табельный номер, вид родства, ФИО родственника, дата рождения родственника.
• Установите первичный ключ таблицы.
• Сохраните таблицу
2. Установите связь новой таблицы с таблицей Анкета.
3. Создайте ленточную форму для просмотра, ввода, изменения и удаления родственников. Сохраните форму под именем Родственники.
4. Добавьте в форму Анкеты кнопку Родственники. Для этого выберите форму Анкеты и задайте для нее режим конструктора. Увеличьте область Примечание формы и разместите в ней кнопку. При работе с мастером кнопки укажите ему, что требуется открыть форму Родственники для отобранных в форме Анкеты записей. Укажите мастеру поле, которое следует использовать для отбора записей: Табельный номер.
5. Испытайте созданное вами Приложение для ввода и изменения информации о родственниках.
Контрольные вопросы.
1. Перечислите основные понятия базы данных.
2. Перечислите типы объектов базы данных.
3. Какие бывают типы данных?
4. Как создать таблицу?
5. Как создать запрос?
6. Как создать отчет?
7. Как создать форму?
| 
